Документальное оформление поступление тмз

Документальное оформление поступление тмз

53. Документальное оформление материально-производственных запасов

Операции по движению материально-производственных запасов оформляются первичными учетными документами.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другие аналогичные договоры организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы и сопроводительные документы.

Доверенность (формы М-2 или М-2а) на получение материалов и соответствующие документы выдаются уполномоченному лицу для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации). Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами путем составления Приходного ордера (форма № М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее Актом о приемке материалов (форма № М-7). Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

На отпуск запасов в производство составляют Лимитно-заборную карту (форма № М-8) и Требование-накладную (форма № М-11).

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц.

При небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При отпуске материальных ценностей составляется Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

В Карточке учета материалов (форма № М-17) отражаются данные по приходу, расходу и остаткам материально-производственных запасов.

Оприходование запасов, поступивших при разборке и демонтаже зданий и сооружений, осуществляется на основании Акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Документальное оформление движения запасов и методы их оценки

Фактическая себестоимость определяется, исходя из затрат приобретения, таможенных пошлин, комиссионного вознаграждения и т.п.

Определение фактической себестоимости материалов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов:

— по средней себестоимости;

— по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);

— по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).

Первый способ является традиционным для отечественной практики.

В течение отчетного месяца ресурсы списывают на производство по учетным ценам, а в конце месяца списывают соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материалов от стоимости по их учетным ценам.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход, первая — в расход. Это значит, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по себестоимости первой закупки, затем по цене второй закупки, и т.д. в порядке очередности.

При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия — на приход, первая — в расход, т.е. сначала списываются материалы по себестоимости последней партии, затем предыдущей и т.д.

Основная проблема при выборе метода оценки заключается в том, что материалы отражаются в балансе и отчете о прибылях и убытках.

Метод ЛИФО наиболее целесообразен при составлении отчета о прибылях и убытки, т.к. наилучшим образом сопоставляет доходы от реализации товаров с их себестоимостью. Однако для оценки текущей балансовой стоимости запасов при существующей тенденции повышения или понижения цен оптимальным является метод ФИФО, т.к. стоимость запасов на конец отчетного периода наиболее близка к текущим ценам.

Торговые скидки, возвраты переплат и прочие подобные поправки вычитаются при определении затрат на приобретение.

Получение запасов у поставщиков осуществляется на основании доверенности, выдаваемой должностному лицу для подтверждения его права выступать в качестве доверенного лица предприятия. Выданные доверенности регистрируют в «Журнале учета выданных доверенностей» и подписываются руководителем, гл. бухгалтером и лицом получившим ее. Поступление ТМЗ от поставщика оформляется счетом – фактурой, товарно – транспортной накладной, отпуск ТМЗ – расходной накладной, требованием, лимитно – заборной картой и др.

Поступившие на склад материалы подвергаются проверке по количеству, качеству, ассортименту, указанным в сопроводительных документах. Проверка производится в день поступления ТМЗ путем выписки приходного ордера (приходной накладной). Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления приемки запасов, имеющих расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков или же поступление ТМЗ без документов. Акт оформляется в 2-х экземплярах (1-й для бухгалтерии, 2-й для отправления претензии поставщику) составляет приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя или представителя незаинтересованной стороны.

Учет ТМЗ на складах ведут материально ответственные лица в карточках складского учета материалов (ф. № М-17), по каждому номенклатурному номеру запаса. На складе ведется количественный учет, а в бухгалтерии запасы учитываются в суммарном выражении по листам хранения на субсчетах и группе запасов. Данные по приходу и расходу группируются отдельно в накопительных ведомостях, затем данные заносят в «Ведомость учета и движения материалов».

Списание израсходованных или реализованных материалов в бухгалтерском учете производится по их фактической себестоимости. Себестоимость реализуемых ТМЗ признается как расход в том отчетном периоде, в котором прознается связанный с ним доход. Суммы списаний и потерь ТМЦ признаются как расход в течение того отчетного периода, в котором произошло списание или понесен убыток.

Правильному учету ТМЗ способствует, как правило, инвентаризация.

3. Инвентаризация ТМЗ является одним из приемов контроля, обеспечивающих сохранность, качественное состояние ценностей, ведение складского и бухгалтерского учета ТМЦ.

Инвентаризации проводятся в установленные сроки, а также при смене материально ответственных лиц, при аудиторских проверках, после стихийных бедствий и т.д. данные инвентаризации заносят в инвентарную опись ценностей.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей- один из приемов контро­ля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей, ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все предприятия и органи­зации независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы.

На предприятии инвентаризационная комиссия составляет «Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей» Опись применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, тары, запасных частей). Инвентаризационная опись составляется в одном экземпляре комиссией на основе пересчета, взвешивания, перемеривания ценностей отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на хранении которых находятся ценности (опись приведена ниже).

До начала инвентаризации от материально ответственного лица берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы. Товарно-материальные ценности заносятся в инвентаризационные описи по каж­дому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы состав­ляются соответствующие акты. На последней странице формы перед подписью предсе­дателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров докумен­тов в случае движения товарно-материальных ценностей во время инвентаризации. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включать их в инвентаризационную опись. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных поме­щениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последова­тельно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение пломбируется и комиссия переходит для работы в следующее помещение. После оформления в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Инвентаризация заключается в согласованности данных бухгалтерского учета с фактическим наличием материалов.

Д 1310,1320 – К 3310 – поступление ТМЦ от поставщика;

Д 1310,1320 – К 1250 – приобретение ТМЦ за счет подотчетной суммы;

Д 7110,7210,8110,8310,8410 – К 1310 – отпуск ТМЦ на хозяйственные и производственные нужды;

Д 1250 – К 1310,1320 – недостача ТМЦ отнесена на материально ответственное лицо;

Д 1310,1320 – К 6280 – оприходованы излишки ТМЦ в доход предприятия;

Д 7210 – К1310,1320– списана недостача ТМЦ в пределах норм естественной убыли на расходы периода.

Вопросы для самоконтроля:

1. Понятие и состав товарно-материальных запасов и их оценка

2. Цель применения МСФО -2

3. Порядок и документации поступления материалов

4. Синтетические счета «Запасы»

5. Порядок и документация отпуска материалов со скида

6. Учет расхода материалов

7. Методы оценки материалов

8. Учет материалов на складах

9. Учет материалов в бухгалтерии

Дата добавления: 2016-03-10 ; просмотров: 377 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Документальное оформление поступления и выбытия ТМЗ

Снабжение предприятий товарно-материальными запасами осуществляется на основании хозяйственных договоров поставщиков с покупателями, предусматривающих взаимный контроль за выполнением обязательств.

Поставщик при отпуске или отгрузке продукции выписывает покупателю счет за отпущенные запасы или оказанные услуги.

Полученные покупателем счета поставщиков поступают в бухгалтерию.

При поступлении счета проверяется соответствие данных счета договору поставки в отношении ассортимента материалов, их качества, цен, сроков отгрузки и пр. После проверки на счете делается надпись об акцепте счета, т.е. о принятии его к оплате в полной или уменьшенной сумме или же об отказе от оплаты с указанием причин этого.

Затем от счета отделяется квитанция транспортной организации и передается экспедитору для получения и доставки груза. Для получения материалов от местных поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность. Принятые к оплате счета передаются заведующему складом (кладовщику) для руководства при приеме и оприходовании материалов.

Если на документе сделана надпись о полном или частичном отказе от акцепта, то бухгалтерия оформляет этот отказ от акцепта счета в банке.

Прибывшие на станцию железной дороги или пристань грузы принимаются от транспортных организаций экспедитором. Если при приеме будут выявлены факты нарушения пломб, повреждения тары и другие признаки, экспедитор требует от транспортной организации проверки груза.

В случае выявления недостачи, а также повреждения или порчи груза транспортная организация по требованию экспедитора составляет коммерческий акт, необходимый для претензии к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие их ассортимента, количества и качества счету поставщика и, если нет никаких расхождений, выписывает приходный материальный ордер.

При необходимости технической экспертизы или лабораторного испытания прибывших материалов, а также при возникновении сомнений в отношении соответствия их ассортимента, сортности, качества и количества данным, указанным в счете, прием материалов производится комиссией. Комиссия назначается руководителем предприятия с обязательным участием в ней представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.

Комиссия составляет акт о приеме материалов в двух экземплярах. Акт служит основанием для предъявления претензии поставщику и, кроме того, используется предприятием вместо приходного материального ордера для оприходования материалов на складе.

Акт составляется также при приеме материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (так называемые неотфактурованные поставки).

При получении материалов, доставляемых со складов поставщика автомобильным транспортом, приходный ордер не выписывается. Его заменяет товарно-транспортная накладная, получаемая от грузоотправителя.

Приходные документы должны оформляться в день поступления материалов.

Материалы, полученные на склад и находящиеся в процессе технического осмотра или на лабораторном испытании и поэтому не оформленные еще приходными документами, хранятся на складах обособленно. Расходовать эти материалы до выяснения результатов приема не разрешается.

Обособленно также хранятся материалы, принятые на ответственное хранение в связи с отказом от акцепта счета поставщика.

Для учета движения материальных ценностей внутри предприятия, например, при сдаче на склад материалов из переработки или отходов производства и брака, при сдаче материалов от разборки основных средств, применяется накладная.

Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, сдающим ценности. Она служит основанием для списания ценностей по одному складу или цеху и оприходования их по другому складу или цеху.

Материалы со склада могут отпускаться в цеховые кладовые или непосредственно в производство, на хозяйственные нужды, в переработку. В порядке реализации излишних и неликвидных запасов может производиться также отпуск материалов на сторону.

Отпуск материалов со складов во всех случаях производится только на основании документов, которые содержат необходимые для учета и контроля сведения.

Под отпуском материалов в производство подразумевается передача их непосредственно для изготовления продукции, а отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается только как внутреннее перемещение материалов со склада на склад.

В производство материалы отпускаются в соответствии с утвержденными расходными нормами и в пределах установленных лимитов.

До начала месяца планово-производственный отдел рассчитывает потребность в материалах для выполнения производственной программы по каждому цеху и виду изделий. Эта потребность за вычетом остатков материалов, не израсходованных цехом до начала месяца, рассматривается как лимит на следующий месяц.

Контроль за тем, чтобы отпуск материалов в производство не превышал лимита, осуществляется чаще всего при помощи лимитно-заборных карт.

Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах на одно или несколько наименований материалов сроком на один месяц.

Выписанные лимитно-заборные карты отдел снабжения регистрирует в реестре и до начала месяца передает один экземпляр цеху-потребителю, а второй — складу. Реестр выданных карт передается бухгалтерии для контроля за сдачей их в конце месяца цехами и складами.

Цехи получают материалы по лимитно-заборным картам по мере надобности в пределах указанного в них лимита.

При увеличении или уменьшении программы в лимитно-заборной карте производится исправление ранее установленного лимита корректурным способом. Возврат материалов на склад, не использованных в производстве, оформляется записью в соответствующие лимитно-заборные карты без составления каких-либо других дополнительных документов.

Лимитно-заборными картами пользуются для оформления отпуска материалов, потребляемых в производстве систематически. Для оформления отпуска материалов, потребность в которых возникает не часто, применяются требования.

Требования выписываются цехами-потребителями в двух экземплярах: один экземпляр остается у получателя материалов с распиской заведующего складом, другой – у кладовщика с распиской получателя.

Требования применяются также для оформления отпуска материалов в порядке замены. Кроме того, требования применяются для оформления сверхлимитного отпуска материалов в производство в связи с неэкономным их расходованием, допущением брака в производстве и т.п. В этих случаях в требованиях указываются причины и виновники перерасхода.

Для учета отпуска материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, применяется накладная. Накладная выписывается отделом снабжения и с целью контроля подписывается главным бухгалтером.

В установленные сроки заведующий материальным складом составляет и представляет в бухгалтерию «Отчет о движении материалов на складе»,форма и содержание которого может быть разработана самим предприятием.Отчет составляется в натуральном выражении. Лицевая сторона отчета предназначена для записи данных об остатках, приходе и расходе основных материалов, на оборотной стороне отмечается движение прочих материалов и тары. Для записи данных по каждому документу используется соответственно по приходу или расходу отдельная графа. После записи всех документов производится подсчет итогов по приходу и расходу запасов, определяется остаток на конец отчетного периода. На оборотной стороне отчета заведующий материальным складом указывает количество приходных и расходных документов, включенных в отчет, дату его составления и подписывает отчет.

Отчет составляется в двух экземплярах: первый экземпляр вместе с приходными и расходными документами заведующий складом сдает в бухгалтерию. Второй экземпляр находится у заведующего складом (с распиской бухгалтера о приеме отчета).

Проверенный отчет подвергается в бухгалтерии обработке. В результате бухгалтерской обработки отчет о движении материалов на складе дает информацию для заполнения регистров аналитического учета товарно-материальных запасов.

Дата добавления: 2014-11-13 ; просмотров: 19 ; Нарушение авторских прав

Документальное оформление поступление тмз

Поступление ТМЗ на предприятие в основном поступают от поставщиков. С ними же поступают расчетные документы: счет-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные. Материалы завозятся на склады предприятия, где приемку ведет материально-ответственное лицо — заведующий складом. Если зав. склад отчитывается часто, то эти документы являются приходными по складу и он приложит их к своему материальному отчету. Если редко, то расчетные документы сразу же передаются в бухгалтерию и на основании их ведется учет расчетов с поставщиками. В место их зав. склад составляет документ Приходный ордер, где указывается наименование предприятия, дату, номер документа, от какого поставщика получено, на основании каких расчетных документов, колличество материалов, их цена и сумма. Подписывает сам и тот кто осуществил поставку. В данном случае в качестве приходных документов по складу будут приходные ордера.

При приемке ТМЗ доставленных транспортом поставщика, могут быть выявлены отклонения в их колличестве и качестве с данными сопроводительных документов поставщика; могут быть приняты запасы, поступивших без документов. В этих случаях составляется Акт приемки запасов. Акт составляется в двух экземплярах приемной комиссией с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя поставщика.

После приемки запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию предприятия для учета движения запасов, а другой — поставщику.

Наличие данного акта исключает выписку приходного ордера. Приходные документы составляются в день поступления запасов.

При приобретении запасов на рынке у индивидуального предпринимателя или продавца работающему по разовому талону составляется Закупочный акт. Для того что бы он был правильно оформлен и имел статус финансового документа, подтверждающий факт покупки ТМЗ, в нем необходимо указывать наименование рынка (печать или штамп администрации рынка), номер квитанции об уплате физическим лицом — продавцом сбора за право реализации товаров на рынке или номер патента, свидетельства, сертификат соответствия.

Для учета движения ТМЗ внутри предприятия применяется Накладная на внутреннее перемещение материалов. Кроме этого накладная составляется со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных материалов. Материально-ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху — для списания материалов, другой — складу для оприходования.

Для оприходования запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяется Акт об оприходовании запасов, полученных при разборке и демонтаже основных средств. Акт составляется комиссией, состящей из представителей заказчика и подрядчика в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий — у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды, содержание зданий, ремонтные работы и т.д. К ним также относится Лимитно-заборная карта. Зная, объем заказа, т.е. точный объем продукции, на основании плановой или нормативной калькуляции, производственный отдел определяет неоходимый объем материалов — лимит и выписывает лимитно-заборную карту, где указывает лимит материалов на отпуск. Выписывается карта в двух экземплярах. Один — цеху, другой — складу. При отпуске материалов со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а представитель получателя в лимитно-заборной карте склада. В общей лимитно-заборной карте после каждого отпуска материалов выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию. На их основании оформляется учет отпуска материалов, а также осуществляется контроль за соблюдением установленных лимитов и их отпуск на производство. По лимитно-заборной карте также ведется учет неисользованный материалов (возврат). При этом каких то дополнительный документов не составляется.

Если лимитно-заборные карты используются при постоянном систематическом отпуске материалов, то для однократного отпуска материалов для хозяйственных и прочих нужд оформляется Акт требование на замену (дополнительный отпуск) материалов. Акт-требование выписывается в двух экземплярах отеделением потребителя (например, мастером или начальником цеха). Один остается у получателя материалов с расписокой зав. склада, другой у зав. склада с распиской получателя.

Материальные ценности, которые требуются производственным подразделениям периодически или однократно отпускаются со склада по Накладная на отпуск запасов на сторону.

В установленные сроки планом документооборота все отчеты о движении ТМЗ предоставляются в бухгалтерию предприятия.

Документальное оформление поступления ТМЗ

Первоначальное оформление ТМЗ в организации происходит в зависимости от ее организационно — правовой формы

При учёте ТМЗ их движение оформляется при помощи стандартных документов.

1. Форма № ОС-1 «Акт приемки — передачи объекта ТМЗ (кроме зданий, сооружений)». Форма применяется при зачислении в состав ТМЗ отдельных объектов для учета ввода их в эксплуатацию, кроме тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке; а так же для исключения из состава ТМЗ объектов, передаваемых другому предприятию.

2. Форма № ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение ТМЗ» (см. Приложение В). Форма применяется для оформления внутреннего перемещение ТМЗ их одного подразделения (цеха, участка, отдела) предприятия в другое и передачи ТМЗ со склада (из запаса) в эксплуатацию.

3. Форма № ОС-3 «Акт выполненных работ». Применяется для оформления приемки ТМЗ из ремонта, реконструкции и модернизации и соответственно их сдачи.

4. Форма № ОС-4 «Акт на списание ТМЗ (кроме автотранспортных средств)» (см. Приложение Г). Эта форма служит для оформления выбытия ТМЗ (кроме автотранспорта) при полной или частичной их ликвидации.

5. Форма № ОС -1 ”Акт о приеме (поступлении) оборудования” (см. Приложение Д). Форма применяется при зачислении в состав ТМЗ оборудования для учета ввода их в эксплуатацию.

6. Форма № ОС -1 ”Акт ввода в эксплуатацию”. Форма применяется при передаче оборудования из монтажа.

Поступление ТМЗ на предприятие может осуществляться: путем купли-продажи, аренды, вклада в уставный капитал, строительства или обмена на другие материальные ценности. Их можно получить безвозмездно в виде финансовой помощи.

В ТОО «Метал Транс» поступающие ТМЗ принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет акт о приема-передачи объекта ТМЗ в одном экземпляре на каждый объект в отдельности (ф. № ОС-1), Акт утверждает руководитель. При передаче ТМЗ другой организации акт составляется в двух экземплярах — для передающей и принимающей ТМЗ организации. После оформления акт приемки-передачи ТМЗ передают в бухгалтерию, и разносятся в бухгалтерской программе.

Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки и передачи ТМЗ составляется двумя сторонами-принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа.

Каждому инвентарному объекту присваивают инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением ТМЗ.

Арендуемые ТМЗ значатся у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

Учет ТМЗ в ТОО «Метал Транс» автоматизирован, используется программа «1С: Бухгалтерия».

«1С: Бухгалтерия» является мощной системой предназначенной для комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Для хранения информации об объектах ТМЗ используется справочник «Товарно-материальные запасы», в котором для каждого объекта можно указать место хранения выбором из справочника «Подразделения». Необходимо организовать структуру справочников. Ввиду того, что справочники в программе допускают многоуровневую (вплоть до 10 уровней) структуру, возможно, организовать двухуровневый учет ТМЗ. На первом уровне расположить группы ТМЗ. На втором уровне расположить объекты ОС как таковые, задав в качестве кода ОС их инвентарные номера.

Остатки по счетам, учет по которым ведется без корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой записью, то есть в проводке указывается только один счет.

Схема автоматизированной формы учета ТМЗ на предприятии представлена на рис. 1.

Рис. 1 Схема автоматизированной формы учета и анализа ТМЗ на примере ТОО «Метал Транс»

Как видно на рисунке 1, первичные документы частично на предприятии составляются вручную. Информация, указанная в первичных документах вводится в базу данных компьютера. На основании введенной информации осуществляется формирование бухгалтерских проводок. После обработки первичной документации формируются следующие отчеты в виде: ведомости расчета амортизационных отчислений и ведомости по счету 12 «Товарно-материальные запасы». Перевод учета на автоматизированную систему позволяет предприятию минимизировать ошибки при вводе информации, гибко настраивать технологию учета, получать ответы, упрощать расчеты, что в итоге повышает качество учетной работы.

При автоматизации учета ТМЗ используются типовые межотраслевые формы первичных документов.

Особенностью организации автоматизированного учета является создание постоянного файла (массива) информации, соответствующего картотеке инвентарных объектов. По данным первичных документов фиксируется движение ТМЗ амортизационного фонда. В результате обработки получают отчетные разработки, ведомости движения ТМЗ по счетам. На их основе получают оборотную ведомость ТМЗ по местам нахождения и эксплуатации, расчет амортизационных отчислений, ведомость амортизационных отчислений по кодам производственных затрат и начисления износа ТМЗ, обеспечивающих проведение инвентаризации, составление баланса и форм периодической и годовой отчетности.

Документальное оформление поступления и выбытия товарно-материальных запасов

В хозяйственном процессе средства предприятия совершают кругооборот, все фазы которого подчинены единой цели — извлечению доходов от производственно-хозяйственной деятельности.

В процессе производственно-хозяйственной деятельности (при эксплуатации оборотных производственных фондов) предприятие нуждается в денежных средствах, необходимых для изготовления продукции, закупки сырья и материалов, выплаты заработной платы и так далее, а затем в средствах, которые требуются на ее реализацию.

Таким образом, хозяйственные процессы берут свое начало со стадии снабжения предприятия ресурсами для производства продукции. Цель создания запасов на предприятии — образование определенного буфера между последовательными поставками материалов, сырья, комплектующих и исключение необходимости непрерывных поставок.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации их учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов.

Организация первичного учета операций по снабжению осуществляет бухгалтер-материалист, деятельность которого регулируется графиком документооборота, сопровождающего процесс снабжения предприятия товарно-материальными запасами.

Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения на склад предприятия.

Приемку материальных запасов со склада поставщика осуществляет материально-ответственное лицо предприятия-покупателя товарно-материальных запасов. Как правило, на складе поставщика товарно-материальные запасы получают в том случае, если поставщик и покупатель находятся в одном населенном пункте или когда необходимо проверить качество товарно-материальных запасов.

Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому (поверенному).

Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Если доверенность выдается работнику, с которым договор не заключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается предприятием.

Доверенность, независимо от срока ее действия, передают отправителю при первом получении товарно-материальных запасов.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день, после каждого получения товарно-материальных запасов независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручении и о сдаче товарно-материальных запасов на склад. Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании доверенности по истечении срока ее действия, новые доверенности не выдают.

При лишении поверенного прав на получение товарно-материальных запасов доверенность изымают, а отправителя извещают об аннулировании доверенности. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении срока доверенности.

При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производят отметку «не использована». Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.

При доставке материальных запасов на склад покупателя автотранспортом поставщика материально ответственное лицо покупателяпринимают у экспедитора поставщика материальных запасов по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах.

В случае, если недостачи или другие расхождения (количество, вес, сорт, качество и т.п.) фактического наличия материальных запасов с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее материальные запасы подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего материальные запасы, а второй возвращается лицу, доставившему материальные запасы на склад покупателя.

Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой входят: материально-ответственное лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику (Приложение 5).

Кроме материальных запасов, поступающих на предприятие Рудник «Кусмурын» от поставщиков, на склад могут поступать материальные запасы, изготовленные самим предприятием, материалы после переработки, материальные запасы в виде остатков неизрасходованных материалов, а также в виде отходов и брака.

Если материалы поступают на склад после переработки либо неизрасходованные материалы, отходы, брак, кладовщик составляет требование-накладную. Оформленное требование-накладную передают в бухгалтерию.

Документальное оформление и учет выбытия запасов

Товарно-материальные запасы со склада предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и ненужные.

Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг и др. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннееперемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск запасов с центральных складов считается расходом на производство.

Расход товарно-материальных запасов оформляется лимитно-заборными картами,накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещениематериалов и др.)

Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для списания товарно-материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются на одно наименование материалов (номенклатурный номер) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) — потребителю запасов, второй — складу или кладовой цеха (участка). Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель цеха (участка) (Приложение 6).

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов предназначена для учета движения запасов внутри предприятия и их отпуска подразделениям своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах, в случае отпуска материалов подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателю, второй — складу, который затем сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего запасы.Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания запасов, а второй — принимающему складу (цеху) для оприходования товарно-материальных запасов.

В случае отпуска товарно-материальных запасов подразделениям предприятия Рудник «Кусмурын», расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основе договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов.