Как правильно вести учет товара в магазине одежды

Содержание статьи:

Как вести учет товара в магазинах

Как только все проблемы, связанные с открытием собственного магазина позади — улажены проблемы аренды, избрана система налогообложения, зарегистрирован ИП, определены поставщики и первые партии товара должны с минуты на минуту поступить на склад — перед начинающим предпринимателем возникает еще один очень важный вопрос: как вести учет товара в магазине? Легче всего поручить эту задачу бухгалтеру, состоящему в штате, и оптимистично ждать первой прибыли, пребывая в неведении относительно реального состояния дел. Однако для успешного старта и последующего развития необходим постоянный контроль, в основе которого будет лежать оперативная и достоверная информация обо всех бизнес-процессах и, прежде всего, о движении товаров и денежных потоков. Вряд ли все это обеспечит бухгалтер, который ведет учет и отчетность для фискальных органов, к тому же на первоначальном этапе нелишним будет сэкономить на постоянном бухгалтере и вместо введения штатной единицы желательно пригласить приходящего специалиста.

Способы ведения учета товара в торговле

Всю поступающую продукцию необходимо оприходовать на склад, то есть записать что, в каком количестве, и по какой цене мы имеем. После этого каждая операция с данным товаром должна быть отражена в учете — надежном и легкодоступном для участвующих в процессе лиц месте. Стоит отметить, что для бухгалтерского и налогового учета любая операция с товаром должна оформляться соответствующими документами — приходными и расходными накладными, кассовыми чеками или квитанциями. Именно при помощи этих первичных документов бухгалтер в дальнейшем сможет рассчитать налоги и составить отчетность, в соответствии с выбранной системой налогообложения и действующим законодательством.

Итак, учет товаров можно вести двумя способами — суммовым и потоварным (аналитическим). Но в любом случае результат выводится путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Первый способ, суммовой, ведется по сумме документов. В этом случае все очень легко, вполне можно обойтись без компьютера, а воспользоваться тетрадкой и калькулятором. Вы закупили товар, расценили, посчитали приход по цене продажи и записали в плюс. Далее забрали выручку из магазина и записали в минус: «приход» – «выручка» = «остаток расчетный». Затем сделали ревизию и посчитали недостачу: «остаток расчетный» – «остаток фактический» = «недостача».

Самым главным недостатком данного способа является то, что мы не видим ассортимента, который за этими суммами скрывается, то есть анализ по товару невозможен. Также нельзя оценить точную прибыль, только среднюю. При большом ассортименте достаточно сложно отслеживать правильность цены товара. Кроме того, возможны ошибки калькуляции, а еще сложно оценивать подставной товар (кто больше продает — Вы или Ваш работник).

У аналитического способа нет всех этих недостатков, при этом он практически такой же легкий. Следует завести в своем компьютере файл в Word Excel, на каждый месяц — отдельная страничка. В первый столбец нужно выписать все наименования товаров из ассортимента магазина, включая вес, фирму-производителя и упаковку. Во втором столбце следует писать лишь количество единиц, завезенных в этом месяце. Если Вы делаете закупки чаще одного раза в месяц, то каждый раз дописывайте новую цифру. Третий столбец предназначен для количества проданного товара — его добавляйте каждый день в конце рабочего дня. В четвертой графе пишите остаток. Кроме того, сегодня есть множество специальных компьютерных программ, с помощью которых можно вести учет. Их можно приобрести в специальных магазинах или поискать в интернете.

Когда поставщик привозит заказ, нужно пересчитать все и убедиться, что количество сходится с цифрой в документах поставщика. Обязательно отмечайте количество товарных единиц в компьютерном файле. В конце каждого месяца рекомендуется проводить ревизию. Нужно пересчитывать весь товар на полках прилавков и на складе и заодно проверять срок годности каждого продукта.

Чтобы не потерять прибыль с испорченных продуктов, следует заранее договариваться с поставщиками, что не проданный товар они обменяют на свежий.

Но, все же, желательно вести учет в магазине с помощью автоматизации торговли. При возможности установите на кассе специальный сканер, и программа по считыванию штрихкодов сама будет считать, сколько продано товара, а сколько осталось не реализованного.

Учет с расчетом на будущее

Выращивая в домашних условиях небольшое деревце, мы сначала укореняем его саженец в маленьком горшочке, зная, что через некоторое время ему потребуется пересадка в новый попросторнее. Так же и с бизнесом, каждый предприниматель, открывая маленький магазинчик, мечтает со временем превратить его в большой, а то и развить целую сеть.

Задумываясь о том, как вести учет товаров в магазине, нужно понимать, что сегодняшняя сотня-другая наименований завтра может превратиться в тысячу, и Вам, помимо розницы и склада, нужно будет куда-то фиксировать поставщиков, покупателей, работу персонала, также желательно будет анализировать движение товаров и денежных средств в различных разрезах. И в этом случае не помогут громоздкие, с обширным функционалом, сложные настольные программы типа 1С, которые в основном рассчитаны на средний бизнес. Для маленького предприятия необходима простая и доступная система ведения учета товаров, которую можно открыть с любого компьютера, подключенного к интернету. В такой системе можно было бы выполнять все торговые операции, создавать, хранить и печатать документы и, самое главное, в любое время представлять все необходимые отчеты руководителю.

На сегодняшний день существует огромное разнообразие учетных программ, созданных специально для нужд малого бизнеса, доступ к которым осуществляется через веб-сайты за совсем смешную абонентскую плату. Такой системой онлайн-учета является «Большая Птица». Она имеет привычный для пользователей понятный интерфейс. С ее помощью можно с легкостью вести учет товаров в рознице, печатать ценники и этикетки, создавать необходимую документацию, пользоваться сканером штрихкодов. К тому же эта программа поддерживает многопользовательский режим, то есть она снабжена специальным интерфейсом продавца, что позволяет оптимизировать процесс продаж и контролировать работу персонала. В системе, помимо прочего, реализованы многочисленные и разнообразные аналитические отчеты, с помощью которых руководитель сможет не только отслеживать текущее положение дел, но и прогнозировать дальнейшее развитие.

Система «Большая Птица» изначально была разработана для малого бизнеса. Для тех, кто находится в начале предпринимательского пути, в системе есть бесплатный тариф «Колибри», который позволяет развивать маленький бизнес в пределах одного склада. Кроме того, имеются тысячи наименований товаров, чтобы в недалеком будущем перейти на новый уровень в рамках тарифа «Альбатрос» — вести неограниченное количество складов, партнеров, товаров.

Как видите, автоматизация магазина является реальным способом повысить его эффективность.

Как вести учет товара в магазине вручную: учимся на чужих ошибках

Розничный учет – это сложное дело, которое требует последовательных и продуманных действий. Здесь нельзя полагаться на собственные знания и умения. Любая ошибка может стоить больших денег. Каждый год многие владельцы магазинов сталкиваются с разного рода проблемами. Их трудности всегда основаны на одном и том же. Почему же так сложно переступить этот порог и начать действовать правильно? Чтобы знать, как вести учет товара в магазине вручную, нужно детально изучить этот вопрос и обезопасить себя от возможных тупиков. Ведь всегда лучше уделить немного внимания на чужие ошибки, чтобы потом не допускать собственных.

Особенности номенклатуры

Давайте перейдем к одному из наиболее важных и запутанных вопросов. Именно в номенклатуре часто допускаются серьезные ошибки из-за непонимания. Каждый товар и каждый поставщик должны быть выделены в документации отдельно. Но многие операторы заводят декларации по поставщикам, что ведет к формированию многих папок с одинаковыми названиями. Если магазин работает активно и быстро разрастается, то этот момент стоит продумать сразу. Потом будет намного сложнее разобраться в последовательности и точности данных.

Кроме того, некорректная приводит к тому, что одна папка может быть представлена в разных отделах. В итоге владелец магазина не может получить нужную информацию и проанализировать ситуацию. Еще один неприятный момент – это проблематика в изучении прошлых периодов работы магазина. Например, вы перестали закупать один из видов товаров у поставщика, то его могут перенести в другую папку. Это также собьет всю систему.

Частые повторения в справочнике

Справочник – это важный документ, в котором отражена жизнь всего магазина. Все записи должны быть точными и последовательными. Но есть случаи, когда даже специалисты сталкиваются с дубликатами записей. Почему же появляются дубли:

  • не записывается штрих-код возле каждого товара;
  • большое количество весовых товаров;
  • товар пришел без штрих-кода;
  • старый товар был с новым штрих-кодом.

Проблема здесь заключается в том, что сложно найти определенный товар. Когда человек долго его ищет и не находит, то он вписывает его заново. Так появляется вторая позиция, которой быть не должно. Все это приводит к хаосу, сбивает данные, нарушает расчеты.

Также есть дельные советы о том, как можно избежать этих дублей и сохранить свое время и силы:

  1. Вводить товар нужно вручную только один раз. Потом вы будете пробивать его через штрих-ход.
  2. Операторы, которые занимаются вводом товара вручную, не должны заниматься корректировкой справочника. Им нельзя позволять удалять дубли. Ведь вводом могут занимать десятки людей на протяжении долгого времени. Для корректировок стоит нанимать настоящих профессионалов, которые будут убирать только лишнее и смогут найти причину дублей.
  3. При поставке товара нужно заносить всю информацию о нем в первоначальном виде и не изменять ее потом. Лучше пользоваться данными поставщиков. Они всегда имеют много отличий, так что не будет путаницы.

Коллекции в непродуктовой рознице

Речь идет о магазинах обуви или одежды. Там процесс учета товаров построен на коллекциях. За время работы магазин работает со многими производителями, которые стараются каждый сезон порадовать своих покупателей чем-то новым.

Здесь дубли вполне привычная ситуация. Каждый год магазин продает женскую, мужскую и детскую одежду. Названия отделов будут одинаковыми. Но нужно потратить больше времени и к каждому товару указать название коллекции. Это необходимо для итоговых подсчетов. Если не позаботиться об этом, то потом будет сложно понять, сколько кофточек было продано с той или иной группы.

Отрицательные остатки

Чаще всего причиной отрицательных недостатков является необразованность человека, который не знает, как вести учет товара. Он не только позволяет себе пользоваться подобными остатками, считая, что магазин не дает прибыли, но и неграмотно обращается с расходными документами. Их ликвидация приводит к тому, что «минут» только увеличивается, хотя, на самом деле, ситуация совсем другая.

Последствия печальны. Нельзя узнать реальную сумму выручки или установить правильную наценку на товар. Инвентаризацию провести не получится. Также некоторые товары продолжают существовать в списках, но в магазине их давно нет. Покупатели будут идти за нужной вещью, а потом разочаруются в ее отсутствии.

Точный порядок документов

Одним из главных правил, если вы ведете вручную все учеты, это правильный порядок документов. Последовательность должна основываться на хронологии. Если хотя бы несколько бумаг будут переложены, то собьется все отчетность.

Единственным решением здесь является пересмотр всех документов, с которыми работали и проводили коррекцию. Чтобы проблем было меньше, стоит проводить анализ как можно чаще. Просмотрев все данные и убедившись в их верности, нужно пометить, что до этого времени все документы в полном порядке. При возникновении проблемы не нужно будет копаться в большом объеме материала.

Работа по поиску ошибок занимает много времени. Она требует профессионального подхода, так как не каждый может легко вникнуть в суть вопроса и увидеть белые пятна. Но редко получается замять подобные минусы. Дело в том, что пока будет проходить полный переучет, вся система все равно не станет на прежнее место. В конце обязательно будут недочеты. Важно, чтобы их было как можно меньше.

Полезный совет! Нужно запретить корректировку документов, особенно архивов, всем сотрудникам магазина. Доступ к подобным действиям должен быть только у нескольких людей, которые занимаются именно этим направлением и не будут создавать лишних проблем.

Подбор персонала

Набор персонала – это такая важная часть работы магазина, как и все остальное. От честности каждого человека зависит репутация предприятия. Сегодня довольно часто стали заниматься мошенничеством, используя штрих-коды. Продавцы переклеивают код с дорогого товара на дешевый. Покупатель переплачивает, а остаток получают грабители. Конечно, магазин получает свои деньги в полном объеме, но подобные вещи портят учет магазина. А если кто-то поймет подобные махинации и пустить информацию широкой огласке, то будет сложно потом справиться с мнением общества.

Чтобы обезопасить себя от таких проблем, нужно воспользоваться видеокамерами. А для инвентаризации приглашать других специалистов. Товарному магазину всегда нужны только честные сотрудники.

Как вести учет товара вручную без проблем

Этот вопрос волнует каждого владельца магазина. Основным правилом здесь всегда остается честность, качество и внимательность. Давайте обратим внимание на моменты, которые помогут учиться на чужих ошибках:

  1. Номенклатура и штрих-коды должны быть всегда на своем месте. Только специалисты должны что-то изменять и корректировать. Нельзя удалять дублирующиеся папки по своему усмотрению.
  2. Никаких отрицательных остатков. Они должны быть выключены, так как часто приводят к крайне негативным последствиям.
  3. Хронология документов должны соблюдаться всеми сотрудниками, которые за нее отвечают.
  4. Ревизии нужно проводить как можно чаще, привлекая со стороны специалистов этого направления.
  5. Постоянное изучение учетной системы, поиск новой информации на эту тему, развитие собственных навыков и умений.

Как вести учет товаров в магазине одежды?

«У меня слишком маленький магазин, чтобы расти», «У меня постоянно воруют мои же продавцы»… Вам знакомо все это? Если в этих фразах вы нашли себя, то есть смысл читать дальше.

При встрече с предпринимателями я часто сталкиваюсь с вопросом по выбору программы учета для розничного магазина. Потому что очень часто учет движения товара и продаж ведется вручную, а это прошлый век, уж простите.

Борьба с вашими страхами

Подход к учету в блокнотах довольно типичен среди предпринимателей розничной торговли. Конечно же, если магазин только открылся, или у вас одна маленькая точка с проходимостью в два с половиной человека в день, то тетради для учета вполне достаточно.

Однако работа по тетрадке ведет не к развитию бизнеса, а его торможению.

Это все равно, что ехать на новом автомобиле с трехлитровым двигателем на первой передаче и пытаться догнать тех, кто движется на пятой. Вы просто не можете разогнаться больше, чем позволяет максимальная скорость первой передачи.

Если вы нацелены на развитие и повышение продаж – то вам определенно надо автоматизировать свой магазин!

Что бы такого предложить…

Сжигайте блокноты, или пустите их на макулатуру. )) Информационная система «Мой магазин» сэкономит ваше время и станет отличным учетчиком в вашем магазине.

Кто-то скажет, что я раскидываюсь громкими фразами. Но, минуточку. В нашем арсенале более 500 успешных проектов, п.э. я смело могу заявлять, что с нашим программным обеспечением вы получите:

  • Готовую программу без дополнительных доработок.
  • Быструю автоматизацию в течение 5 рабочих дней.
  • Быстрый и достоверный расчет всех необходимых показателей магазина, нажатием максимум двух-трех кнопок.
  • Легкое проведение маркетинговых мероприятий и всего, что с ними связано. Все-таки, одежда – товар сезонный, и распродажи как никогда будут кстати!)
  • Простоту в обслуживании и тех поддержку 24/7.
  • Возможность видеть, что происходит с продажами в любой момент, даже во время отпуска на Гавайях.

Учет товаров в магазине – все, как на ладони

В программе «Мой магазин» товар можно классифицировать по таким группам:

  • по моделям и размерам;
  • артикулам, цветам, сезонам, коллекциям, брендам (производителям);
  • поставщикам (программа позволит вести взаиморасчеты по каждому поставщику);
  • полу (женский/мужской/мальчик/девочка/унисекс).

Учет прихода товара

В основном на этикетках уже есть штрих-коды. П.э. вы просто сканируете товар сканером штрих-кода или терминалом сбора данных и автоматически заносите его в базу программы. Готовые же ценники со штрих-кодами печатаются на специальном принтере этикеток.

Учет проданных товаров и возвратов

Представьте, что вы продали футболку по цене 160 грн. Что происходит дальше? При продаже изделие автоматически списывается со склада, а 160 гривен регистрируется в кассе в качестве прихода. В это время печатается чек покупателю, на котором уже отображено: наименование товара, размер скидки (если была использована дисконтная карта) и общая сумма покупки. В результате таких операций, вы можете наблюдать и контролировать движение товара и денег в магазине.

Также «Мой магазин» ведет автоматический учет возвратов товара.

Ситуация: покупателю не подошел размер футболки, и он пришел ее поменять. Такая операция возможна при наличии чека! Продавец сканирует чек, товар автоматически «поступает» на склад, а сумма вычитается из кассы. При этом печатается чек возврата, что подтверждает выдачу денег из кассы.

В конце рабочего дня программа сводит кассу и распечатывает отчет по проданным товарам.

Переучет товара

Инвентаризация проводится путем сканирования штрих-кодов каждого товара, что значительно экономит время и исключает получение ошибочных значений.

С помощью программного обеспечения и сканера штрих-кодов (терминала сбора данных) вы проведете инвентаризацию в 4 раза быстрее без отрыва от работы.

Учет скидок и работа с покупателями

Программа автоматизации для вашего магазина позволяет использовать самые разнообразные маркетинговые инструменты для ускорения и даже увеличения продаж! Это:

  • различные виды скидок по дисконтным картам и видам товаров (накопительные, фиксированные, разовые и др.);
  • акции, условия которых можно настроить;
  • анализ среднего чека, активности покупателей, движения товара от закупки до продажи и т.д.

Анализ торговли

«Мой магазин» позволяет формировать разные отчеты, по которым можно с легкостью анализировать эффективность работы вашего магазина. Это информация о продажах по каждой группе товаров, анализ текущих остатков, выявление плохо и хорошо продающихся размеров, и моделей, сравнение прибыли от продажи различных коллекций, поставщиков и производителей, формирование заказа поставщику на основании информации о текущем наличии товара.

Вывод

Ну что, удалось отодвинуть ваши страхи на задний план? Если остались еще сомнения, то обязательно прочитайте следующее длинное, но очень важное предложение!

Автоматизировав свой магазин, вы избавитесь от хищения со стороны продавцов и покупателей, увеличите пропускную способность на кассе, сможете наблюдать за работой магазина в режиме онлайн и стать конкурентоспособным на рынке розничной торговли.

Как вести учет товаров в магазине одежды? – Программа «Мой магазин» все сделает за вас. )) Доверьтесь ей!

Как правильно организовать учет в магазине одежды

Статьи по теме

Магазин одежды – это в первую очередь организация работы с клиентами, так как именно они являются определяющим фактором при выборе моделей, размеров, цветовой гаммы и т.п. Программы для учета призваны облегчить продавцу его работу и позволить сконцентрироваться на обслуживании покупателей и живом общении с ними. Однако, прежде нужно настроить систему учета. О том как это сделать без лишних нервов, расскажем в нашей статье.

Содержание:

Полезные документы для скачивания

1. Варианты ведения учета магазина одежды

  • в ручном режиме;
  • с помощью специальной программы с учетом индивидуальных особенностей магазина.

Первый способ не означает, что придется брать в руки калькулятор или блокнот, и ходить по залу отмечать сколько продано юбок, платьев или брюк.

Нет, такой учет также ведется на компьютере, но с использованием обычных файлов, например, таблиц Excel. Рассмотрим недостатки и преимущества каждого из этих способов.

Учет вручную

  • отсутствие затрат на приобретение и установку ПО;
  • разработка самостоятельной схемы и порядка учета.

Но ни скоростью обработки данных, ни простотой использования, метод различных табличек, которые заполняются в ручном режиме, не обладает.

Полностью избавить себя от бумажной и рутинной работы по учету и отчетности можно с помощью аутсорс-сервиса Главбух Ассистент. Как это работает: в ы пишете ассистенту в интернет-чат о задаче, которую нужно решить и загружаете документы в сервис. Дальше ассистент передает их профильным специалистам: по обработке первички, по налогам, по кадрам. Эти сотрудники ведут весь учет, готовят бухгалтерскую и налоговую отчетность, отвечают на вопросы. Попробуйте бесплатно – первый месяц в подарок.

Даже на этапе становления магазина одежды желательно начать применять автоматизированный учет. Если такой возможности нет, можно на основе нашего примера начать вести учет.

Пример: Представим небольшой бутик одежды, который только открылся. Поставщики завезли товар, который первым делом нужно оприходовать. Для этого директор магазина завел табличку на компьютере.

В первом столбце он просто перечислил все наименования товаров, указав их фасон, размер, фирму-производителя и цвет. Во втором столбце он поставил количество одежды каждого наименования, поступившей от поставщиков.

Далее, он будет ежедневно вносить расход. Если товар поступит вновь, он подведет остаток и вновь сделает столбец прихода. Такие блоки он завел по каждому из поставщиков отдельно, для удобства расчетов с ними.

Как выбрать программу для учета в магазине одежды

Учет ПО

  • При широком функционале использования ПО, его стоимость быстро окупается удобством и автоматизацией работы;
  • Простота использования: научить работе с программой можно практически каждого человека от продавца до владельца магазина. Поэтому, даже начинающий бизнесмен, применяющий льготный режим налогообложения и далекий от бухгалтерии, справится с учетом в магазине одежды самостоятельно;
  • Роли пользователей можно разграничить. Можно поручить товароведам или продавцам вводить номенклатуру товара, кассиру учитывать выручку, а директор сможет осуществлять общий контроль за процессом и в любой момент получать отчет о состоянии дел в рознице и на складе;
  • Учет склада и розницы можно вести отдельно, но в одной программе;
  • ПО можно интегрировать с работой кассового аппарата. Все магазины одежды перешли на кассовую технику с функцией передачи данных онлайн — так называемые онлайн-кассы. И если данные обо всех продажах магазина одежды поступают в режиме онлайн в налоговые органы, то почему они не могут также поступать в учетную программу самой торговой точки;
  • Скорость обработки данных. Не нужно придумывать какие-то схемы и формулы для подсчета остатков и товарооборота, программа все сделает сама и очень быстро;
  • Возможность сохранения информации в облаке, то есть на серверах компании оператора. Таким образом, можно хранить много учетной информации, не покупая для этого отдельное оборудование.

  • Наличие бесплатной технической поддержки. Программа требует технического обеспечения и ПО требует регулярного обновления. Эти функции должна взять на себя компания-разработчик или оператор на удаленной основе. Не должно быть необходимости держать в самом магазине человека, который разбирается в технической стороне вопроса;
  • Специализированные программы более уязвимы для утечки информации, чем учет в ручном режиме. Поэтому, если кому-то потребуются систематизированные учетные данные магазина одежды, их будет проще получить. Для надлежащего обеспечения коммерческой тайны ПО обеспечивает разные степени защиты от утечки информации и ее взлома. Еще лучше если ПО будет находится в облаке.

2. Составляющие учета магазина одежды

  • Справочник товара (один или несколько);
  • Справочник контрагентов (поставщиков и покупателей по безналичному расчету);
  • Периоды для остатков (когда заканчиваются остатки, когда нужно заказывать новую партию);
  • Данные для вычисления товарооборота (приход/расход).

Основное в этом всем — справочники. От их наполнения зависит то, как будет поставлен учет товаров, так как магазин одежды обычно торгует разной продукцией от разных поставщиков.

Поэтому в товарном справочнике желательно сразу организовать деление номенклатуры товара по коллекциям, или вести, так называемый партионно-сортовой учет. Кроме него существуют еще:

Справочник товаров должен все это учитывать. Именно аналитический метод с указанием партий позволяет получить наиболее полную и достоверную картину остатков и движения товаров.

Самый оптимальный вариант — завести карточки товара и условно разложить их по партиям. В ручном варианте это могут быть отдельные папки, в автоматизированном система распределит их сама.

Задачу по введению в систему данных облегчает то, что сейчас практически у всего товара есть штрих-коды, содержащие необходимую информацию.

Небольшие магазины обычно используют штрих-коды производителя. Они сканируют их с помощью специального устройства, подключенного к компьютеру — сканера штрих-кода.

Данные о товаре в этом случае поступают в систему, и его можно оприходовать или, наоборот, списать. Рассмотрим, как вести учет товара в магазине одежды на примере партии платьев, поступивших в небольшой бутик.

3. Алгоритм учета партии товара

Такого товара в рознице еще не было, это пробная партия. Поэтому при получении коллекции ее необходимо внести в справочник.

Для расчетов с поставщиком важен артикул, а для корректного учета в рознице — цвет и размер. Поэтому, мы заводим карточки платьев по цветам, в которые и заносим все размеры и артикулы одного цвета.

  1. Заводим карточки товара трех видов;
  2. Приходуем партию в номенклатуру товара: разносим в каждую карточку количество в разрезе размеров;
  3. Делаем наценку (одинаковую для всех платьев);
  4. Печатаем ценники с указанием артикула, цвета, размера и цены;
  5. Ежедневно регистрируем продажи на основе сведений по кассе;
  6. Списываем проданное количество платьев в карточках;
  7. Если одно из платьев оказалось бракованным, оформляем возврат от покупателя и снова приходуем его в соответствующей карточке;
  8. Оформляем возврат бракованного платья поставщику;
  9. Выводим остатки;
  10. Обнаруживаем, что одно платье до сих пор не продалось, поэтому делаем его уценку;
  11. Проводим ревизию и вносим фактические остатки в карточки;
  12. После продажи всей партии закрываем карточки.
  • по номенклатуре;
  • по размерам;
  • по цветовой гамме;
  • по фасонам;
  • по прочим признакам.

4. Ошибки и сложности учета в магазине одежды

Любой метод контроля за остатками и оборотом товара не застрахован от ошибок.

Но если знать природу этих ошибок и сложности, которые подстерегают директора торговой точки на этом поприще, можно сократить их количество.

Вот перечень тех моментов, на которые нужно обратить внимание в первую очередь:

  1. Хронология документов. Нужно соблюдать хронологический порядок занесения всех документов, как приходных, так и расходных в базу данных. Обязательно нужно указывать даты всех событий. Если этого не делать, найти допущенную ошибку будет сложнее;
  2. Тотальное кодирование товара. Даже если магазин совсем маленький и не оснащен оборудованием для сканирования штрих-кодов, нужно завести свою систему кодировки и указывать коды на ценниках, а затем в чеках и отчетах о продажах;
  3. Регулярные ревизии. Чем чаще владелец магазина проверяет остатки товара, тем лучше. Своевременно выявленную недостачу или излишки проще отследить и предотвратить причину их появления в дальнейшем;
  4. Строгая градация функций персонала. Материально-ответственные лица не должны иметь возможности корректировать учетные данные, тем более за прошлые периоды. Учет должен вести один человек, а продавать товар и отвечать за его сохранность — другие. Разделение этих функций дает больше гарантий сохранности товара;
  5. Стараться указывать максимум известной информации о товаре и следить за появлением дублей в справочнике;
  6. Регулярно анализировать товарооборот и следить за наценкой. Ее уровень должен быть оптимальным для быстрой оборачиваемости товара с определенной рентабельностью;
  7. Все же поставить специальное программное обеспечение для учета, пусть даже самое простое. Ведь человеческий фактор приводит к большим ошибкам.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Как вести учет товара в магазине вручную: учимся на чужих ошибках

Розничный учет – это сложное дело, которое требует последовательных и продуманных действий. Здесь нельзя полагаться на собственные знания и умения. Любая ошибка может стоить больших денег. Каждый год многие владельцы магазинов сталкиваются с разного рода проблемами. Их трудности всегда основаны на одном и том же. Почему же так сложно переступить этот порог и начать действовать правильно? Чтобы знать, как вести учет товара в магазине вручную, нужно детально изучить этот вопрос и обезопасить себя от возможных тупиков. Ведь всегда лучше уделить немного внимания на чужие ошибки, чтобы потом не допускать собственных.

Особенности номенклатуры

Давайте перейдем к одному из наиболее важных и запутанных вопросов. Именно в номенклатуре часто допускаются серьезные ошибки из-за непонимания. Каждый товар и каждый поставщик должны быть выделены в документации отдельно. Но многие операторы заводят декларации по поставщикам, что ведет к формированию многих папок с одинаковыми названиями. Если магазин работает активно и быстро разрастается, то этот момент стоит продумать сразу. Потом будет намного сложнее разобраться в последовательности и точности данных.

Кроме того, некорректная приводит к тому, что одна папка может быть представлена в разных отделах. В итоге владелец магазина не может получить нужную информацию и проанализировать ситуацию. Еще один неприятный момент – это проблематика в изучении прошлых периодов работы магазина. Например, вы перестали закупать один из видов товаров у поставщика, то его могут перенести в другую папку. Это также собьет всю систему.

Частые повторения в справочнике

Справочник – это важный документ, в котором отражена жизнь всего магазина. Все записи должны быть точными и последовательными. Но есть случаи, когда даже специалисты сталкиваются с дубликатами записей. Почему же появляются дубли:

  • не записывается штрих-код возле каждого товара;
  • большое количество весовых товаров;
  • товар пришел без штрих-кода;
  • старый товар был с новым штрих-кодом.

Проблема здесь заключается в том, что сложно найти определенный товар. Когда человек долго его ищет и не находит, то он вписывает его заново. Так появляется вторая позиция, которой быть не должно. Все это приводит к хаосу, сбивает данные, нарушает расчеты.

Также есть дельные советы о том, как можно избежать этих дублей и сохранить свое время и силы:

  1. Вводить товар нужно вручную только один раз. Потом вы будете пробивать его через штрих-ход.
  2. Операторы, которые занимаются вводом товара вручную, не должны заниматься корректировкой справочника. Им нельзя позволять удалять дубли. Ведь вводом могут занимать десятки людей на протяжении долгого времени. Для корректировок стоит нанимать настоящих профессионалов, которые будут убирать только лишнее и смогут найти причину дублей.
  3. При поставке товара нужно заносить всю информацию о нем в первоначальном виде и не изменять ее потом. Лучше пользоваться данными поставщиков. Они всегда имеют много отличий, так что не будет путаницы.

Коллекции в непродуктовой рознице

Речь идет о магазинах обуви или одежды. Там процесс учета товаров построен на коллекциях. За время работы магазин работает со многими производителями, которые стараются каждый сезон порадовать своих покупателей чем-то новым.

Здесь дубли вполне привычная ситуация. Каждый год магазин продает женскую, мужскую и детскую одежду. Названия отделов будут одинаковыми. Но нужно потратить больше времени и к каждому товару указать название коллекции. Это необходимо для итоговых подсчетов. Если не позаботиться об этом, то потом будет сложно понять, сколько кофточек было продано с той или иной группы.

Отрицательные остатки

Чаще всего причиной отрицательных недостатков является необразованность человека, который не знает, как вести учет товара. Он не только позволяет себе пользоваться подобными остатками, считая, что магазин не дает прибыли, но и неграмотно обращается с расходными документами. Их ликвидация приводит к тому, что «минут» только увеличивается, хотя, на самом деле, ситуация совсем другая.

Последствия печальны. Нельзя узнать реальную сумму выручки или установить правильную наценку на товар. Инвентаризацию провести не получится. Также некоторые товары продолжают существовать в списках, но в магазине их давно нет. Покупатели будут идти за нужной вещью, а потом разочаруются в ее отсутствии.

Точный порядок документов

Одним из главных правил, если вы ведете вручную все учеты, это правильный порядок документов. Последовательность должна основываться на хронологии. Если хотя бы несколько бумаг будут переложены, то собьется все отчетность.

Единственным решением здесь является пересмотр всех документов, с которыми работали и проводили коррекцию. Чтобы проблем было меньше, стоит проводить анализ как можно чаще. Просмотрев все данные и убедившись в их верности, нужно пометить, что до этого времени все документы в полном порядке. При возникновении проблемы не нужно будет копаться в большом объеме материала.

Работа по поиску ошибок занимает много времени. Она требует профессионального подхода, так как не каждый может легко вникнуть в суть вопроса и увидеть белые пятна. Но редко получается замять подобные минусы. Дело в том, что пока будет проходить полный переучет, вся система все равно не станет на прежнее место. В конце обязательно будут недочеты. Важно, чтобы их было как можно меньше.

Полезный совет! Нужно запретить корректировку документов, особенно архивов, всем сотрудникам магазина. Доступ к подобным действиям должен быть только у нескольких людей, которые занимаются именно этим направлением и не будут создавать лишних проблем.

Подбор персонала

Набор персонала – это такая важная часть работы магазина, как и все остальное. От честности каждого человека зависит репутация предприятия. Сегодня довольно часто стали заниматься мошенничеством, используя штрих-коды. Продавцы переклеивают код с дорогого товара на дешевый. Покупатель переплачивает, а остаток получают грабители. Конечно, магазин получает свои деньги в полном объеме, но подобные вещи портят учет магазина. А если кто-то поймет подобные махинации и пустить информацию широкой огласке, то будет сложно потом справиться с мнением общества.

Чтобы обезопасить себя от таких проблем, нужно воспользоваться видеокамерами. А для инвентаризации приглашать других специалистов. Товарному магазину всегда нужны только честные сотрудники.

Как вести учет товара вручную без проблем

Этот вопрос волнует каждого владельца магазина. Основным правилом здесь всегда остается честность, качество и внимательность. Давайте обратим внимание на моменты, которые помогут учиться на чужих ошибках:

  1. Номенклатура и штрих-коды должны быть всегда на своем месте. Только специалисты должны что-то изменять и корректировать. Нельзя удалять дублирующиеся папки по своему усмотрению.
  2. Никаких отрицательных остатков. Они должны быть выключены, так как часто приводят к крайне негативным последствиям.
  3. Хронология документов должны соблюдаться всеми сотрудниками, которые за нее отвечают.
  4. Ревизии нужно проводить как можно чаще, привлекая со стороны специалистов этого направления.
  5. Постоянное изучение учетной системы, поиск новой информации на эту тему, развитие собственных навыков и умений.